Beschaffungsmaßnahmen – ein Erfahrungsbericht

von Christian Junge //

Dieser Text geht nicht „in die Tiefe“. Er bietet jenseits der vielen Artikel über vergabekonforme Beschaffung aber einen subjektiven Überblick über einen Teil meiner derzeitigen Tätigkeit.

Bei unseren aktuellen Projekten unterstützen wir Schulträger nicht nur bei der eigentlichen Durchführung von Ausschreibungen (in den Bereichen Schul – IT inkl. LAN u. WLAN, Präsentationstechnik, Schulmöbel), sondern häufig schon im Vorfeld einer Beschaffungsmaßnahme. Erfahrungsgemäß werden gerade in dieser Phase wichtige Entscheidungen getroffen, die zum Gelingen beitragen.   

Aber warum ist das so? Welche Punkte sollten im weiteren Verlauf der Beschaffung beachtet werden? 

Betrachten wir zunächst den größeren Rahmen:
Auf der einen Seite ist der Schulträger verpflichtet, mit Haushaltsmitteln wirtschaftlich umzugehen. Gleichzeitig ist er verpflichtet, die Schulen mit der erforderlichen Technik (und ggf. auch mit dem erforderlichen Personal, das ist aber hier nicht im Focus) auszustatten bzw. zu unterstützen. Auf der anderen Seite sind die Schulen dem Schulträger aber nicht disziplinarisch unterstellt. 

Es ist also auch im Rahmen einer Beschaffungsmaßnahme eine enge Abstimmung zwischen den Akteuren des Schulträgers und den Schulen notwendig. Die Konsensfindung, welche Schulen von der Beschaffungsmaßnahme betroffen sind und was genau beschafft werden soll, kann je nach Aufgabenstellung einige Wochen, oder auch Monate in Anspruch nehmen. 

Spätestens jetzt stellt sich die Frage, wie beschafft werden soll. Kann sich der Schulträger z. B. aus einem Rahmenvertrag bedienen, oder ist eine Ausschreibung sinnvoller? Typischerweise kann die Beschaffung über einen Rahmenvertrag schneller erfolgen. Allerdings sollte zunächst geprüft werden, ob die Produkte aus einem Rahmenvertrag auch alle Anforderungen erfüllen. Ist das nicht der Fall, sollte über eine Ausschreibung nachgedacht werden.  

Es ist also ggf. ein langer Weg zurückzulegen und viele Fragen zu klären, bevor eine Ausschreibung überhaupt gestartet werden kann. Und genau das ist der Grund für die häufige Unterstützung unserer Kunden schon vor der eigentlichen Ausschreibung (erfahrungsgemäß in diesem Zusammenhang auch bei der Einbindung von Fördermaßnahmen.) 

Die nächste Phase verfolgt das Ziel, am Ende des Projektes genau die Produkte zu beziehen, die auch benötigt werden. Hier liegt eine weitere Herausforderung: Wie gestalte ich meine Ausschreibung, damit das oben gesagte erfüllt wird? Ein passendes Leistungsverzeichnis ist ja nur ein (wenn auch wichtiger) Teil, um eine stimmige Ausschreibung zu bekommen. 

Und zu guter Letzt: Sind die Produkte bestellt, kann eine Unterstützung im Bereich der Umsetzung und Endabnahme sinnvoll sein. In aktuellen Projekten wird dieser Kundenwunsch auch aufgrund der derzeitigen Störungen der Lieferketten geäußert.  

Ob es nun also Detailfragen, einzelne Projektschritte oder auch größere Arbeitspakete bis hin zur kompletten Projektsteuerung sind: Wir unterstützen Sie gern bei Ihrer Beschaffung. 

 Bild: dendoktoor auf pixabay.com